タイムレコーダーの事をもっと知ろう！

給与取得者の出勤管理には、大きく分けるとペーパーベースのもの、タイムレコーダーによるもの、そして入退出管理をするICカードによるものの三種類があります。どの出勤管理方法においても、最終的には、社員の勤務時間の管理を目的とするものですが、その効果は、若干異なる面があります。ペーパーベースの管理は、出勤時刻を出勤した順に一覧表である台帳へ氏名を書き込み、退勤時も同じように書き込むものです。この方式では、各人の勤務時間は、紙によって管理することになり、給与計算などに利用することは困難です。この方式を採用する目的は、勤怠の正しさのみを管理するものであり、業務全般を通じて効率化を目的とするものではありません。また、この方法はあくまで自己申告によるものであるため、社員が故意に不正な時刻を記入しても、確実に検出することができないという欠点があります。


タイムレコーダーによる時間管理では、ペーパーベースの管理を発展させたものです。ただし、各人は、出勤時と退勤時にタイムレコーダーという機械によって、その時刻を記録するものです。そのため、確実な時刻を記録できるため、勤務時間の管理が正確になります。しかし、タイムレコーダーによる勤務管理は、あくまで、ペーパー管理の延長戦上にあります。出勤時刻と退勤時刻はあくまで、タイムカード上に印字されるものです。タイムカードも紙ですから、時刻管理以外の目的で使用するためには、転記が必要になります。時刻管理以外の目的とは、具体的には、残業精算、遅刻精算、早退精算を意味します。すべての会社で必要になるわけではありませんが、勤務した総労働に対して、給与を増額したり、減額したりする場合は、これらを計算する必要があります。こうしたペーパーベースの管理、タイムレコーダによる管理の欠点を補うのがICカードによる管理です。ICカードは、社員証と兼用するケースが多いようですが、最近は、オフィスのセキュリティが重要視され、部外者が勝手に入室できないように、採用するケースが増えています。ICカード採用の利点は、入室の時刻、退出の時刻をコンピューターの電子データとして記録ができることです。


電子データで記録できるということは、転記することなく、他の目的で利用することができるということを意味します。先に述べた給与の計算のインプットとして活用すれば、社内業務の効率化ができることになります。このように、技術の進歩とともに、業務の効率化が実現しています。

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